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如何擺脫瞎忙?遠離加班的超級秘訣分享|職場小白鴿生存之道

職場小白鴿生存之道
遠離加班的超級秘訣
1. 在提升效率前,必須要先釐清現狀
2. 接著開始分析如何優化
3. 重複性的工作,想辦法節省次數
4. 先規劃好你的目標 專心致志

你有沒有遇過,剛接觸到一項新任務,還搞不太清楚狀況時就被主管指派著按著步驟完成。這第一次的任務完成通常很平和,很順暢的就完成了。然後接著自己慢慢執行第二次、第三次…..


可能過了幾天後(也許是主管忍耐了幾天後XD)主管就會開始提醒:「你效率還要再快一點唷」
這時候很多人就會開始心生疑惑了:這件事情明明就是需要花這麼多時間?要怎麼更快一點呢?

老實又菜鳥的你,可能這時會開始背負著強烈的苦命社畜氣氛,就差額上沒綁個「加油」的布條,拼命不休息,一天都上不到一次廁所,甚至可能還加班趕工做完。

但是,這真的是你的主管想看到的嗎?

一. 在提升效率前,必須要先釐清現狀

我曾經有一位老闆行動力非常高(非常機車),一個網站他想要一週上線,他就真的會逼迫你一週內完成它,沒有再讓你討價還價的。我那時候被指派了一個任務是一天要完成5篇文章,同時發到10個平台。我試了一整個禮拜,怎麼都沒有辦法在一天內完成這件事情,每天都加班到八九點。


到了下一週,我終於受不了了,決定拿出碼表來計時(手機都有碼俵功能)

我把每做一個步驟的時間都列出來:

  1. 開啟第一個平台:找帳號密碼,登入 > 花30s
  2. 開始寫文章:
    1. 準備找資料>30min
    2. 開始寫文章>1hr
    3. 作圖>30min
  3. 儲存文章送出:30s
  4. 開啟第二個平台:找帳號密碼,登入 > 花30s
  5. 複製標題:30s
  6. 複製內文:60s
  7. 儲存文章送出:30s
  8. 然後第三個平台
  9. 第四個平台
  10. …….

發現了嗎?我花了重複的時間在開啟平台、帳號密碼登入,

複製標題 & 複製內文 這個動作也重複了好多次

二. 接著開始分析如何優化

以上面的例子來說,如果我把畫面全部都開好,就可以 複製一次,然後直接貼到所有的平台(這樣就節省了9次複製的工)

同時,如果把這些平台的連結,全在Chrome都存成同一個書籤資料夾,就可以一次開啟資料夾內所有書籤,這樣我就可以一鍵開啟所有平台,不用一個一個從excel中把連結點開。

光是這樣做,我就節省了幾乎快半小時的時間。

重複性的工作,想辦法節省次數

接著,我發現我在查找資料的時候花了太多時間了。這時候可能老闆也默默的發現了我的困惑,跑來跟我分享了一個故事:以前他在廣告公司每天都要看報紙找資料。有些人找資料要花一整天,但有些人找資料只需一小時。其中最大的差別,就是「你在找資料,還是在看報紙?」

很多時候找資料找一找,就會被很多值得分心的事情吸引。

我再舉個例子好了:如果你有在電商平台待過,就會知道每天都要去競品查詢價格看有沒有比自己家便宜。那你在詢價的時候,是會專心的分析商品價格,還是就直接在裡面逛起來甚至差一點要下單結帳了呢 XDDD

通常會發生類似這樣的情形有兩種原因:

  1. 你還沒確定好你要找什麼
  2. 你雖然知道要找什麼,但是真的分心了

這時候呢,其實只有1有解,2得靠個人自制力的練習才行。

如何解決1的問題呢?最重要就是

要先規劃好你的目標


ex. 要發文,就先想每週/每月的排程,先把主題方向定下來,真的要寫文章的時候就依照定好的主題去撰寫就可以。

這故事告訴我們什麼呢?很多時候你以為直接做比較快,但其實「先想一想」再去做,會快更多(而且往後會一直快下去)。

同場加映:被退件的次數太頻繁怎麼辦

其實跟上面提升效率的方式有點雷同。會被退件要求修改,最常見的狀況就是主管交辦的時候,跟自己的理解有落差,所以做出來的東西就不符合主管預期。

如果你發現常常有這樣的狀況,那一樣建議你,把你的工作項目分階段提供給主管確認。

例如:主管請你做一份簡報,那就擬好大綱,跟主管溝通方向(這不會花很多時間,可以跟主管借個5-10分鐘確認就好)。擬好大綱之後,開始把內文填入,同樣的初稿完成也直接提供給主管確認。沒問題再繼續完成美化工作。

很多人會想要在主管心中保持良好的形象,PPT一定要做到美輪美奐才要交出去,這時通常都已經花了一些時間了。若是主管發現方向不對,好一點是退回砍掉重寫,更壞的情況是想退回重寫都沒時間了只能硬改。

所以說,各位同學們,偶包不要太重XD 該提早確認的就提早確認,醜媳婦總要見公婆。

有任何修改都是很合理的,在成品出來前我們大多只能藉由這樣的方式跟主管老闆溝通定義出更清晰的輪廓~

如果你問為什麼老闆不直接跟你說要怎麼做? 哎~老闆很忙的,如果他每件事情都花時間思考規劃好了,那就不用找專業的你來幫忙啦XD

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